Kiekviena įmonė turi sutarčių, kurios galioja ribotą laiką. Nuomos sutartis, paslaugų teikimo sutartis, programinės įrangos licencija, draudimo polisas – visos jos turi galiojimo terminą. Ir visos jos turi bendrą problemą: kažkas turi prisiminti, kad artėja pabaiga. Kai to nepadaro, prasideda bėdos.
Kuo gresia pasibaigusi sutartis?
Dažniausias scenarijus – sutartis pasibaigia, bet niekas to nepastebi. Paslauga teikiama toliau, bet be galiojančio teisinio pagrindo. Tai sukuria pilką zoną, kurioje abi šalys veikia be aiškių įsipareigojimų.
Praktikoje tai gali atrodyti taip. IT įmonė toliau naudoja serverių nuomą, nors sutartis baigėsi prieš du mėnesius. Tiekėjas neprieštarauja, nes gauna mokėjimus. Bet kai iškyla ginčas dėl paslaugos kokybės ar kainos, paaiškėja, kad galiojančios sutarties nėra. Derybinė pozicija susilpnėja, o teisinis apsaugos mechanizmas – neveikia.
Kitas atvejis – sutartis su automatinio pratęsimo sąlyga. Jei įmonė nori pakeisti tiekėją ar persvarstyti kainas, ji turi apie tai pranešti iki tam tikros datos. Praleidus terminą, sutartis pratęsiama ankstesnėmis sąlygomis dar metams. Vienas praleistas pranešimas gali kainuoti tūkstančius eurų.
Kodėl rankinis sekimas neveikia?
Kai įmonė turi dešimt sutarčių, dar galima viską sekti kalendoriuje ar „Excel” lentelėje. Bet augant verslui sutarčių skaičius auga kartu. Penkiasdešimt, šimtas, trys šimtai – kiekviena su savo galiojimo data, pranešimo terminu ir specifinėmis sąlygomis.
Žmogus, atsakingas už sutarčių priežiūrą, turi ir kitų pareigų. Vienas atostogos, viena liga – ir pranešimo terminas praleistas. „Excel” lentelė neatsiunčia priminimo. Kalendoriaus įrašas pasimeta tarp kitų susitikimų. Tai ne žmonių kaltė – tai sistemos trūkumas.
Ką reiškia automatinis sutarčių atnaujinimas?
Automatinis sutarčių atnaujinimas veikia dviem lygmenimis.
Pirmas – priminimų ir stebėjimo lygmuo. Dokumentų valdymo arba sutarčių gyvavimo ciklo (CLM) sistema seka kiekvienos sutarties galiojimo terminą ir automatiškai siunčia priminimus atsakingiems žmonėms: pirmą kartą prieš tris mėnesius, antrą – prieš mėnesį, trečią – prieš savaitę. Niekas nepriklauso nuo vieno žmogaus atminties.
Antras – dokumento atnaujinimo lygmuo. Kai sprendimas pratęsti priimtas, sistema sugeneruoja naują sutartį arba pratęsimo priedą su atnaujintais terminais, kainomis ar sąlygomis. Dokumentas automatiškai išsiunčiamas pasirašyti elektroniniu parašu. Pasirašius, nauja versija išsaugoma sistemoje, o sena pažymima kaip neaktyvi. Viskas užfiksuota, viskas atsekama.
Praktiniai žingsniai
Susirink visas sutartis į vieną vietą. Tai pirmas ir svarbiausias žingsnis. Kol sutartys mėtosi po el. paštus, stalčius ir skirtingus kompiuterius, jokia automatizacija neveiks. Sukurk centrinę saugyklą – ar tai būtų specializuota platforma, ar paprasčiausia debesies saugykla su aiškia struktūra.
Užfiksuok svarbiausias datas. Kiekviena sutartis turėtų turėti bent tris aiškiai pažymėtas datas: galiojimo pabaigą, pranešimo terminą (jei yra automatinio pratęsimo sąlyga) ir peržiūros datą, kai reikia nuspręsti, ar sąlygos vis dar tinkamos.
Nustatyk priminimus su pakankamu avansu. Priminimas likus savaitei iki termino dažnai yra per vėlai – sprendimams reikia laiko, deryboms su tiekėju irgi. Du trys mėnesiai avanso yra saugi atkarpa.
Automatizuok pasirašymą. Kai sprendimas pratęsti priimtas, naujo dokumento pasirašymas neturėtų užtrukti dienų. Elektroninio parašo integracija leidžia išsiųsti dokumentą ir gauti pasirašytą versiją per kelias valandas.
Peržiūrėk reguliariai. Kartą per ketvirtį pažvelk į artimiausius tris mėnesius – kokios sutartys baigiasi, kurioms reikia derybų, kurias galima pratęsti automatiškai. Tai užtrunka valandą, bet apsaugo nuo netikėtumų.
Prevencija kainuoja mažiau nei problemos
Pasibaigusios sutarties problema visada kainuoja daugiau nei jos prevencija. Prarastos derybinės pozicijos, teisiniai ginčai, nepalankios sąlygos dar metams – visa tai galima išvengti su paprasta sistema, kuri primena, seka ir padeda atnaujinti laiku. Nereikia didelių investicijų – reikia tvarkos.